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VTiger CRM cuenta con un módulo de portal de clientes que nos permite dar acceso a los clientes a toda aquella información que hay en nuestro CRM que es necesaria de consulta y gestión por parte de estos.

Así por ejemplo planteemos estos casos de uso:

a) Dada toda nuestra gestión de incidencias mi cliente puede acceder a la consulta del estado de resolución de las mismas e igualmente pueda directamente aperturarme un nuevo ticket de incidencia a través del portal de clientes.

b) Dada nuestra base de datos de conocimientos o FAQ’s (preguntas y respuestas frecuentes para la resolución de incidencias) a través del portal de clientes le doy acceso a mi cliente y el mismo puede atender a estas cuestiones.

c) Cuando tengo un volumen importante de facturación o presupuestos con mi cliente se hace necesario el que dentro de este “portal de clientes” este pueda consultar todo el histórico de presupuestos y facturas que hemos tenido.

d) Dados todos los contratos de servicios vigentes entre nosotros y nuestro cliente este puede consultarlos accediendo al apartado de contratos de servicio dentro del Portal de clientes, el solo puede acceder a aquellos contratos que estan vinculados con su cuenta de usuario.

En definitiva la implantación del Portal de clientes de VTiger CRM puede mejorar significativamente la calidad y eficiencia para el autoservicio de la relación con nuestros clientes a través de las funcionalidades anteriormente descritas.

En Hostgreen.com somos especialistas en la implantación e integración del Portal de clientes de VTiger CRM.

Según las estadísticas Microsoft ® Outlook ® es el cliente gestor de correo más utilizado junto con Thunderbird y es por ello que los desarrolladores han creado un pluging de integración entre Microsoft Outlook y VTiger CRM además del respectivo pluging entre Thunderbird y VTiger CRM.

El correo electrónico y mi plataforma de CRM estan fuertemente vinculados y es lógico que las mejores soluciones para ambas plataformas tengan integración que facilite el flujo de información entre ambas.

Dada esta necesdiad clara podemos plantearnos ¿que posibilidades de sincronización nos da este pluging? Podemos identificar estos casos de uso:

a) Cuando dado un correo importante de un cliente nos entra en nuestra bandeja de entrada de Microsoft Outlook podemos pulsar comodamente un botón para subirlo automáticamente al CRM (junto a sus posibles documentos en attach) y que quede asociado a la ficha de nuestro cliente en el VTiger CRM. Así este correo quedará visible por otros compañeros del CRM e historificado como gestión de relación que se ha mantenido con ese cliente.

b) Dada toda nuestra base de datos de contactos que hemos estado insertando a lo largo del tiempo en Microsoft Outlook nos interesa subir automáticamente estos datos al CRM para que otros compañeros puedan disponer de estos contactos de forma compartida. Estos contactos el sitio natural donde residir es el repositorio central maestro de datos de contactos de la empresa que es justamente la tabla de contactos de VTiger CRM, el echo de que solo esten en el Microsoft Outlook local de un usuario implica el riesgo de que si ese PC o disco duro desaparecen estos datos igualmente se perderían. La sincronización de contactos puede ser bidireccional entre ambos sistemas, así igualmente de forma cómoda puedo bajarme todos los contactos del CRM a mi Microsoft Outlook para disponer de ellos de forma local.

c) Todas las tareas que me han asignado en mi calendario de VTiger CRM puedo automáticamente bajarlas y sincronizarlas con mi calendario dentro de Microsoft Outlook. Esto me permite disponer de forma local en mi Microsoft Outlook de todos los datos que dispongo en el VTiger CRM.

Desde esta dirección podemos ir bajando el plugin a instalar en los Microsoft Outlook de los usuarios que lo vayan a implantar para subir los emails al CRM.

Con esto si tenemos identificada de forma clára la necesidad de integración de ambos sistemas solo nos queda proceder con los pasos para su instalación e integración.

El pluging estable a día de hoy es el Outlook Pluging VTiger CRM 2.0. Este pluging es compatible con todas las versiones desde la 5.2 hasta la última estable 5.4 de VTiger CRM. Este pluging es compatible con Microsoft Outlook versiones desde 2000 a 2010.  La dirección para descargarlo es esta http://sourceforge.net/projects/vtigercrm/files/vtiger%20CRM%205.2.1/Add-ons/

El manual sobre como instalarlo y usarlo puedes verlo en : https://wiki.vtiger.com/index.php/Outlook_Plugin#Installation

Hay que indicar que dentro de VTiger CRM por cada usuario existe el “Clave de acceso” el cual es la “contraseña” que debe ser insertada en el login de este pluging dentro de Microsoft Outlook en vez de la “password” del usuario con la cual se loguea al CRM desde el login web.  Este dato de “Clave de acceso” esta disponible en la ficha del usuario dentro de la configuración del VTiger CRM.

En Hostgreen.com somos especialistas en la implantación e integración de este tipo de plugings entre VTiger CRM y distintos clientes de correo.

VTiger CRM en Hostgren

En este artículo vamos a presentar las posibilidades de integración que nos dan estas dos fantasticas plataformas de software libre una de CMS (Sistema de Gestión de Contenidos) y otra de CRM (Gestión de la relación con los clientes).

Imaginemos que tenemos una instancia WordPress 3.X la cual nos lleva nuestra web de empresa y un pequeño blog incrustado en la misma. Resulta que nuestra web empieza a tener un volumen de actividad importante y cada día nos estan posteando contactos interesados en nuestros productos y servicios a través del formulario de contacto. Estos contactos nos estan llegando en copia por email y tenemos que dedicar un valioso tiempo para insertarlos y clasificarlos dentro de nuestra instancia VTiger CRM.

En este escenario unicamente tenemos que irnos a nuestra instancia WordPress e instalar y configurar el pluging “WP-Tiger “. Una vez instalado tenemos que configurar la conexión con la base de datos VTiger CRM, tenemos que aplicar la configuración de la validación del “Aplication Key” de los ficheros de configuración del VTiger CRM, en el panel de configuración del componente indicamos los campos de VTiger CRM que queremos recojer en este formulario, despues pasamos a incrustar nuestro formulario de contacto basado en este nuevo pluging “WP-Tiger” en una página existente y listo!.

A partir de este momento ya nos estan entrando estos “Submit” a nuestra base de datos de pre-contactos dentro de nuestra instancia de VTiger CRM. Podemos crearnos un filtro dentro de esta que sea “Precontactos Página Web” y con ello irlos procesando ya dentro de nuestro sistema de gestión VTiger CRM.

Cabe plantearse igualmente un nivel de integración mayor que consiste en que todos los usuarios que se registren dentro de nuestro portal web en WordPress nos aparezcan automáticamente dentro de nuestra base de datos de precontactos de VTiger CRM. Con esto ya estaríamos en disposición de hacer un tratamiento personalizado de esta base de datos usuarios registrados dentro del CRM para llevar un seguimiento y gestión de estos usuarios dentro de esta herramienta. El pluging de “WP-Tiger” gratuito no soporta este nivel de integración pero con una pequeña contribución económica podemos implantar este otro sistema.

En Hostgreen.com tenemos experiencia en la implantación de este pluging de integración para nuestros clientes.

VTiger CRM es un software libre bien conocido por sus prestaciones para gestionar bien el proceso de la venta conduciendo desde el precontacto hasta la factura. También nos permite gestionar el ciclo de la posventa.

Pentaho es software libre que permite diseñar cuadros de mandos para la toma de decisiones en los negocios a partir del diseño de sus bases de datos multidimensionales (Cubos OLAP).

La integración de ambos sistemas tiene mucho sentido y en este artículo vamos a intentar justificarlo y dar una aproximación técnica del proceso.

VTiger CRM cuenta con herramientas para extraer informes en su plataforma desde su base de datos pero estas pueden ser deficientes para unos requerimientos más ambiciosos por parte de los equipos directivos en los negocios. Pentaho en cambio es una poderosa herramienta para el diseño de cuadros de mando, a partir de la creación de una nueva vista de la base de datos basada en un modelo de datos multidimensional (cubos OLAP).

Se trata de desarrollar un proceso de exportación de la información desde la base de datos VTiger CRM hacia la nueva base de datos de Pentaho. Este proceso se lanzaría periodicamente (diariamente, semanalmente) en los momentos donde la carga de procesamiento de VTiger CRM sea menor.

El echo de ser 2 bases de datos, de ser 2 sistemas desacoplados nos evita tener problemas de rendimiento a la hora de lanzar los informes de cuadro de mando dentro de la plataforma Pentaho, nos permite trabajar con mas independencia respecto a la plataforma VTiger CRM.

Los almacenes de datos crean versiones de la información con el objeto de conservar “información histórica” en un intento de dar coherencia a lo largo del tiempo.

La potencia de Pentaho reside en la posibilidad de navegar a través de los datos mediante los llamados cubos OLAP, es decir, facilitar el proceso de creación de los cuadros de mando a medida que necesita su negocio para la toma de decisiones (disponer de otra visión distinta de la información tal como la muestra VTiger CRM), para poder responder a cuestiones del tipo ¿que pasaría si …?, nos permite simular y aproximarnos a un futuro previsible en los negocios.

Entre los distintos cubos que se pueden diseñar para la BD de VTiger CRM podemos identificar los siguientes:

- Cubo de ventas (facturas y lineas de facturación)

- Cubo de Servicios PostVenta (help desk)

- Cubo para análisis de presupuestos

En Hostgreen.com estamos especializados en la implantación de soluciones como VTiger CRM y Pentaho BI, igualmente diseñamos procesos de integración para ambas plataformas.

En estos tiempos donde los alumnos menguan y la oferta formativa se amplia las empresas de formación cuentan con un proceso comercial bastante activo y esto provoca que soluciones como VTiger CRM les encajen para modelar su proceso comercial junto a su control de matriculaciones, procesos de facturación y cobro.

Podemos decir que este sería el escenario para implantar una solución como VTiger CRM en este sector: somos una empresa de formación que contamos con una amplia oferta formativa, un volumen de comerciales que tienen que coordinarse y actividad comercial que queremos hacer más productiva y apoyada en las TIC (Ofimática, MailChimp, CRM).

En el escenario descrito en el parrafo anterior el echo de tener implantada una clara estrategia de CRM y una plataforma como VTiger CRM puede ser determinante para conseguir los objetivos en este perfil de compañía y sobrevivir en un mercado tan cambiante y competitivo.

Dentro de VTiger CRM se puede llevar el proceso de seguimiento de la captación comercial del alumno, se debe conducir cada alumno hacia la consecución de la mátricula en el centro.  Para este último punto se hace necesario extender la plataforma de VTiger CRM con un nuevo módulo de Matriculaciones que desde Hostgreen hemos programado.

Los procesos de facturación pueden ser soportados dentro de la funcionalidad estandar de VTiger CRM, pero el proceso de control del cobro debe ser extendido y mejorado dentro de esta módulo.

Procesos como la gestión de campañas comerciales de captación de alumnos, envío de boletines a los distintos perfiles de alumnos, atención de posventa, cuadros de mandos de consecución de objetivos pueden ser perfectamente modelados y gestionados dentro de una instancia de VTiger CRM adecuada para ello.

En Hostgreen.com estamos especializados en la implantación de este tipo de soluciones para empresas de este perfil.

Como es lógico una solución tan potente como VTiger CRM cuenta con aplicaciones de acceso en movilidad tanto para plataformas Android como IOS (las mas usadas).

La posibilidad de acceder a mi dato dentro del CRM desde cualquier lugar con mi smarthphone se hace necesario para aquellas personas que gran parte de su tiempo tienen que estar fuera de oficina y donde el acceso permanente a la información se hace necesario para gestionar con agilidad su negocio.

Existen varias Apps desarrolladas que permiten acceder a mis datos de VTiger CRM alguna de ellas de uso gratuito. Entre ellas la oficial de la marca VTiger CRM es la más cara pero a su vez la que da mas calidad y prestaciones al usuario. Realmente las que se ofrece gratuita esta en fase Beta y genera errores en el acceso a alguna de las fichas del CRM. Con esto se ve que el echo de pagar por el acceso a una aplicación de calidad se puede convertir en el camino mas rentable para conseguir nuestros objetivos.

La App oficial de VTiger CRM tiene un esquema donde se descarga y sincroniza toda la información desde el CRM al smartphone, de tal forma que ya podría trabajar de forma offline (fuera de conexión a Internet) hasta la próxima sincronización. Este esquema tiene la contra de que si nuestra base de datos cuenta con mucha información el proceso de sincronización puede tardar y esto se hace incomodo en su gestión.

VTiger CRM cuenta con webservices para la sincronización de estas Apps con la base de datos MySQL de la plataforma. Datos como precontactos, cuentas, contactos, facturas, presupuestos, pedidos, proveeedores, ordenes de compra, oportunidades, calendarío, tareas, incidencias son perfectamente sincronizados a través de esta pasarela de conexión con terceros sistemas como las Apps.

En Hostgreen.com hemos implantado para nuestros clientes la conexión entre nuestras instancias de VTiger CRM y las apps de IOS y Android de este.

VTiger esta trabajando en su nueva versión VTiger CRM 6. Esta nueva versión pretende conseguir grandes avances en la interfaz que experimenta el usuario. Existen ya capturas de pantalla que muestran el aspecto que presentará esta nueva versión en la wiki

Entre las mejoras que se estan desarrollando estas son las que nos indican los desarrolladores:

- Mas posibilidades de personalización del calendario (hora de inicio del día, día de la semana, formatos de fecha y hora)

- Creación de eventos recurrentes en el calendario

- Presentación del calendario solapado de multiples usuarios con distintos colores (al estilo de Google Calendar)

- Vincular un evento a distintos contactos

- Permitir configurar el tipo de vista de los campos entre estrechos y mas anchos, esto nos permite minimizar el uso de scrolling dado que con los formatos mas estrechos entran mas campos en una vista

- Se han mejorado las vistas de detalle de toda las fichas de la aplicación

- La extensión PDF Maker esta soportada en esta nueva interfaz

- Activities widget added to record summary views

- In the record summary view the key fields block now allows quick edits

- Activities and activity history information have been merged into a single tab in the detail view

- Add related records to any record from the record itself

VTiger CRM es un proyecto muy activo en términos de desarrollo y esta nueva versión es muestra de ello. Esto nos viene a indicar que el proyecto goza de muy buena salud y que es bastante prometedor en términos de las importantes mejoras que se van ha producir con esta versión VTiger 6. Esperamos pronto poder disfrutar de esta nueva instancia.

Dentro del sector Hotelero es muy importante tener implantada una clara estrategía de CRM de cara a clientes. En un mercado tan competitivo donde los clientes van menguando resulta necesario retener y fidelizar a los que ya nos conocen además de gestionar un volumen importante de nuevas oportunidades de captación de nuevos clientes. Así un Hotel debe contar con un departamento de marketing y ventas que utilice plataformas ágiles como VTiger CRM para ejecutar con éxito su estrategía de CRM y conseguir los objetivos comerciales de la compañía.

Cabe plantearse si plataformas de CRM horizontales como VTiger CRM o Sugar CRM pueden satisfacer bien las necesidades particulares del sector. La respuesta esta en que haciendo personalizaciones y programaciones a medida de estas plataformas podemos llegar a una solución particular que cubre muy bien las espectativas de gestión del ciclo comercial hotelero que son necesarias para ello.

VTiger CRM es una fantastica herramienta que se puede adecuar perfectamente a cubrir las necesidades particulares de llevar una gestión de CRM Hotelero. El ciclo de la venta de un Hotel se ve bien reflejado dentro de esta plataforma y mediante tablas de información extra se consiguen otras informaciones más particulares de esta problematica como son:

- Número de pernoctaciones que ha contratado un determinado cliente en su historía

- Volumen de gasto medio del cliente en cada instancia

- Registro de encuestas de satisfacción de estos clientes en nuestros Hoteles, análisis estadístico de las mismas

- Segmentación de la cartera de clientes en base a distintos criterios del sector (sol y playa, negocios, congresos) dando un tratamiento cada vez mas personalizado y pensado en el marketing uno a uno hacia nuestros clientes

Mediante scripts automáticos de integración podemos conectar VTiger CRM perfectamente con nuestro ERP del Hotel de tal forma que en todo momento tanto la captación de nuevos datos de clientes como las ventas o pernoctaciones que estos hacen estan bien sincronizadas entre ambas plataformas software.

En Hostgreen.com hemos desarrollado adaptaciones de VTiger CRM para el sector Hotelero donde se satisfacen la programación a medida de nuevos módulos y personalizaciones de esta plataforma adecuados a las necesidades particulares del mismo.

VTiger CRM para Hoteles en Hostgreen

MailChimp es una fantastica herramienta que permite hacer envios de boletines electrónicos de forma online, cómoda y profesional. Cuenta con una versión gratuita que con ciertos limites (hasta 2000 emails al día) nos permite gestionar de forma eficiente nuestra comunicación con nuestros clientes subscritos a boletín.

VTiger CRM cuenta con un módulo de gestión de campañas comerciales, para envios de email, seguimiento de llamadas telefónica, gestión de la campaña. Este módulo nos permite hacer envios a nuestros boletines pero no de la forma tan profesional,  comoda y rápida como la hace MailChimp.

Es por ello que hacer una integración y combinación entre nuestro sistema de CRM y MailChimp tiene mucho sentido y tiende a especializar y mejorar los procesos de gestión de los envios de email, baja de email por LOPD, y otros.

En MailChimp se pueden cargar las bases de datos exportadas de emails del VTiger CRM. Cuando los usuarios se den de baja por LOPD en el boletín podemos mediante un mecanismo de sincronización podemos actualizar facilmente nuestra base de datos en el CRM. En definitiva una integración entre ambas plataformas tiene mucho sentido y nos permite especilizar en cada una de ellas nuestros pasos en nuestro ciclo comercial.

En Hostgreen somos consultores especialistas en la implantación de VTiger CRM y de todos sus módulos de integración con terceros sistemas como MailChimp

Blog Hostgreen VTiger CRM y MailChimp