Gestión de proyectos de implantación de Sistemas ERP en la PYME.

¿Cómo gestionamos el proyecto de implantación?

Cuando acometemos la implantación de un sistema de gestión (ERP) en la PYME; hemos de plantearnos una serie de aspectos para asegurar que el proyecto no causa traumas en la organización. En esta publicación abordamos algunos aspectos a tener en cuenta para asegurar un proyecto de implantación exitoso:

Abordar la gestión de este proyecto no es un proceso simple. Experiencias pasadas demuestran que muchos de estos proyectos terminan en el fracaso. Las causas del fracaso, en la mayoría de los casos no está directamente asociada al sistema de gestión (ERP) elegido, sino a factores organizacionales y de gestión del proyecto que intentaremos analizar a continuación.

1º) ¿Cuales son las necesidades de la empresa?

Es importante realizar un análisis detallado de los requerimientos de la empresa, documentar las necesidades en términos de: – Procesos de la organización que afecta la implantación del ERP, – Áreas de uso y – Perfiles de usuarios, – Necesidades de formación para los usuarios., las – Prioridades o fases del proyecto, y – Otros componentes o sistemas de software con los que se deba interactuar.

Con este marco de referencia, los consultores ERP podrán recomendar: – La solución ERP que mejor se adapta a las necesidades de la empresa. – La plataforma tecnológica más adecuada. Así mismo estarán en condiciones de dimensionar el esfuerzo necesario para una implantación exitosa.

2º) ¿Cómo proceder para una implantación ERP exitosa?

Una vez decidida la solución ERP a implantar debemos establecer un plan de ejecución del proyecto: – Fases del proyecto, – Tiempos de ejecución de  esas fases, – Recursos necesarios (recursos humanos propios y externos, recurso físicos propios y externos.) – Interdependencias entre fases.– Caminos críticos en la ejecución del proyecto,

Una buena práctica es comenzar con la creación de un ambiente de prueba controlado,  donde se implante el núcleo del ERP, (gestión finaciera, – pagos, – cobranzas, – bancos, etc.  almacen(es), compras, ventas,) y una vez consolidado este núcleo, proceder a a implantar módulos y funcionalidades “satélite” con otras funcionalidades necesarias para el negocio, pero que giran en torno a las del núcleo.

3º) Anticipación de riesgos .

¿Porque hay un alto porcentaje de fracasos en implantación de sistemas de ERP?.

Se deben establecer métricas de referencia que permitan detectar, a tiempo, desviaciones con respecto a los objetivos fijados y tomar las medidas oportunas para corregir dichas desviaciones.

Algunos factores que inciden en que un proyecto ERP no avance según el plan original pueden ser:

- Rechazo al cambio en la organización. Liderar y convencer al usuario de que se va a cambiar para innovar y mejorar en la gestión y en sus condiciones de trabajo ayudará a vencer esta resistencia. El equipo directivo de la empresa debe apoyar y liderar el proyecto de implantación, el usuario del sistema debe ver el cambio como algo necesario pero también obligado por las necesidades globales de la empresa.

- La formación correcta a los usuarios es otro factor fundamental, el usuario que desconoce el nuevo sistema lo va a rechazar y va oponer resistencia a su utilización. En cambio aquel que lo conoce y entiende sus funcionalidades y procesos de gestión y administrativos será un defensor de dicho sistema. Por ello es importante que la formación se planifique desde etapas muy tempranas del proyecto para que los usuarios se sientan cómodos en el uso de las funcionalidades conforme se van implantando. Si nos centramos en solo el plano de la solución técnica y nos olvidamos de la formación de los usuarios podemos estar condenados al fracaso dado que los usuarios se nos revelan en contra.

- Retorno de la inversión (ROI), El proyecto debe comenzar a dar  retornos rápidamente. Si implantamos el núcleo del ERP, la empresa puede comenzar a utilizar funcionalidades y se percibirá que el proyecto avanza y presta un servicio a la gestión empresarial. Evitamos así la incertidumbre que crean en los directivos y usuarios largos ciclos de implantación que aumentan el riesgo de fracaso por no ver “resultados”.  Debemos buscar el concepto de implantación de ERP ágil que ya se comenta en otro artículo de este blog.

- Debemos identificar y planificar el desarrollo, implantación e integración de soluciones a medida para las necesidades de gestión y flujos de trabajo “no estandar” complementarios a la solución ERP.

- Debemos adelantarnos y establecer procedimientos alternativos que convivan con el núcleo de ERP inicialmente implantado mientras se desarrollan los componentes de software que se adapta a la problemática concreta de la empresa. Antes de abordar estos desarrollos cabe plantearse la viabilidad de los mismos, la disponibilidad de los recursos de técnicos para abordar el desarrollo de los mismos, el esfuerzo requerido para su integración con las funcionalidades estándar del ERP.

4º) Recursos

Hay que identificar desde un inicio los recursos técnicos, componentes software y hardware necesarias para abordar nuestro proyecto y disponer de estos recursos a medida que este se va ejecutando en las fechas previstas. Hoy día soluciones como Openbravo ERP pueden servirse desde la nube (como una instancia Linux servidor con el paquete completo, la cual podemos moverla desde un proveedor a otro con independencia).

Si es necesario programar o adaptar el ERP debemos contar con el profesional correctamente formado el cual puede desarrollarnos ese trabajo en unos plazos y costes viables para la correcta ejecución del proyecto.

Este artículo ha sido desarrollado por Francisco Castillo y Francisco Pardo, consultores de ERP en Hostgreen.com

About fcastillo

Francisco Castillo es Ingeniero Informático por la Universidad de Málaga con ya más de 20 años de experiencia en Tecnologías de la Información e Internet, consultoría en Software Libre de ERP, CRM Open Source y Comercio electrónico, desarrollo de aplicaciones web de gestión basadas en tecnologías abiertas como J2EE, PHP y Ruby on Rails.
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One Response to Gestión de proyectos de implantación de Sistemas ERP en la PYME.

  1. ERP says:

    Es cierto que el rechazo al cambio es un impedimento en los primeros momentos de la implantación de un nuevo sistema ERP. La solución, como apunta el artículo, formación, formación y formación.

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