¿Que software de gestión comercial de uso libre es el que necesita mi empresa?

Cuando nos encontramos en la situación de que nuestra empresa no esta gestionando bien todos sus pedidos de ventas y compras, albaranes de entrada o salida, y facturas emitidas y recibidas estamos en disposición de plantearnos si tenemos implantada la solución de software ideal para las necesidades que tenemos. En este artículo intentaremos abordar esta problemática y comentar las distintas soluciones software libre que bajo mi experiencia pueden cubrirla con cierto éxito.

Una vez que nos sentamos con el empresario para que nos traslade su necesidad creo que para poder hacer un diagnóstico acertado podemos plantearnos entre otras estas posibles cuestiones :

1º) ¿Sus clientes necesitan siempre factura o bien muchos de ellos son ventas de poco precio de la cual se emiten únicamente tickets de compra?

2º) ¿Su negocio esta centralizado en un único punto de venta o en cambio tiene varios puntos de ventas distribuidos físicamente y tiene una necesidad de centralizar toda la información de facturas y tickets de compra a final de cada día? ¿Cual es el número de usuarios que habrá en el sistema?

3º) ¿Cuentan con un contable/s los cuales necesitán gestionar la contabilidad de forma directa a partir del software de facturación? ¿Tienen un volumen elevado de apuntes contables y necesitan que la contabilidad sea online evitando la duplicidad de inserción de información en el sistema?  ¿Necesitan la extracción de cuadros de mando de la situación de la empresa de forma online? O por otro lado como funcionan es simplemente llevando un listado de facturas emitidas y recibidas a su gestoría y donde estos os preparan todo el asunto fiscal y a final de año simplemente se hace un balance de perdidas y ganancias.

4º) ¿Cuantas personas son las que emiten facturas en su empresa? ¿Puede hacerlo una única persona desde un único punto administrativo o necesita que concurrentemente se emitan facturos desde distintos puntos administrativos?

5º) ¿Es interesante que se acceda al sistema de forma online desde cualquier punto de Internet? ¿Dar la posibilidad de teletrabajo a todos los agentes del sistema?

En función de las posibles respuestas por parte del empresario podremos intentar diagnosticar que soluciones de software libre son las apropiadas. Procedo a intentar justificar cada posible solución de software dado el caso concreto:

Caso a) (¿Necesito el software de gestión comercial Factusol?) Cuando tu empresa es relativamente pequeña, solo trabajan contra el programa de gestion 1 o 2 personas como máximo, no cuentas con un contable en plantilla y no es crítico tener un sistema de gestion online. Además, tu necesidad pasa por implantar una solución de software de gestión en un plazo máximo de 1 a 2 días, personalizar rápidamente los informes de impresión (presupuestos, pedidos, facturas). Igualmente tu empresa es una empresa de distribución o de servicios típica entran productos al almacén y salen entre 1 a 10 facturas al día de dístintos pedidos a servir a clientes.

Caso b) (¿Necesito el software de gestión comercial Openbravo TPV?) Cuando tu negocio necesita generar muchos tickets de venta para pequeñas compras de menos de 100 euros para clientes a venta al público al por menor. Dado un negocio de la restauración (bar, restaurante, hoteles) esta solución viene perfectamente para llevar el control de 1 o varias cajas de punto de venta sincronizadas entre ellas.

Caso c) (¿Necesito el software de gestión comercial VTigerCRM?) Cuando cuentas con un equipo de ventas, tu producto necesita de varias semanas para cerrarse su ciclo de venta, necesitas un seguimiento de todos los contactos interesados, todas las oportunidades y presupuestos pendientes. Quieres llevar igualmente un control de la facturación, de los productos en venta.

Caso d) (¿Necesito el software de gestión OpenbravoERP?) Cuando en tu empresa hay mas de 2 usuarios del sistema,  hay una necesidad de gestión online de toda la información a través de internet o de una VLAN. Necesitas tener una contabilidad online a partir de los apuntes de cuentas a cobrar y cuentas a pagar que se van realizando en las facturas emitidas y recibidas.  Necesitas sincronizar los distintos OpenbravoTPV que tienes instalados en los distintos puntos de venta.

About fcastillo

Francisco Castillo es Ingeniero Informático por la Universidad de Málaga con ya más de 20 años de experiencia en Tecnologías de la Información e Internet, consultoría en Software Libre de ERP, CRM Open Source y Comercio electrónico, desarrollo de aplicaciones web de gestión basadas en tecnologías abiertas como J2EE, PHP y Ruby on Rails.
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