Según las estadísticas Microsoft ® Outlook ® es el cliente gestor de correo más utilizado junto con Thunderbird y es por ello que los desarrolladores han creado un pluging de integración entre Microsoft Outlook y VTiger CRM además del respectivo pluging entre Thunderbird y VTiger CRM.
El correo electrónico y mi plataforma de CRM estan fuertemente vinculados y es lógico que las mejores soluciones para ambas plataformas tengan integración que facilite el flujo de información entre ambas.
Dada esta necesdiad clara podemos plantearnos ¿que posibilidades de sincronización nos da este pluging? Podemos identificar estos casos de uso:
a) Cuando dado un correo importante de un cliente nos entra en nuestra bandeja de entrada de Microsoft Outlook podemos pulsar comodamente un botón para subirlo automáticamente al CRM (junto a sus posibles documentos en attach) y que quede asociado a la ficha de nuestro cliente en el VTiger CRM. Así este correo quedará visible por otros compañeros del CRM e historificado como gestión de relación que se ha mantenido con ese cliente.
b) Dada toda nuestra base de datos de contactos que hemos estado insertando a lo largo del tiempo en Microsoft Outlook nos interesa subir automáticamente estos datos al CRM para que otros compañeros puedan disponer de estos contactos de forma compartida. Estos contactos el sitio natural donde residir es el repositorio central maestro de datos de contactos de la empresa que es justamente la tabla de contactos de VTiger CRM, el echo de que solo esten en el Microsoft Outlook local de un usuario implica el riesgo de que si ese PC o disco duro desaparecen estos datos igualmente se perderían. La sincronización de contactos puede ser bidireccional entre ambos sistemas, así igualmente de forma cómoda puedo bajarme todos los contactos del CRM a mi Microsoft Outlook para disponer de ellos de forma local.
c) Todas las tareas que me han asignado en mi calendario de VTiger CRM puedo automáticamente bajarlas y sincronizarlas con mi calendario dentro de Microsoft Outlook. Esto me permite disponer de forma local en mi Microsoft Outlook de todos los datos que dispongo en el VTiger CRM.
Desde esta dirección podemos ir bajando el plugin a instalar en los Microsoft Outlook de los usuarios que lo vayan a implantar para subir los emails al CRM.
Con esto si tenemos identificada de forma clára la necesidad de integración de ambos sistemas solo nos queda proceder con los pasos para su instalación e integración.
El pluging estable a día de hoy es el Outlook Pluging VTiger CRM 2.0. Este pluging es compatible con todas las versiones desde la 5.2 hasta la última estable 5.4 de VTiger CRM. Este pluging es compatible con Microsoft Outlook versiones desde 2000 a 2010. La dirección para descargarlo es esta http://sourceforge.net/projects/vtigercrm/files/vtiger%20CRM%205.2.1/Add-ons/
El manual sobre como instalarlo y usarlo puedes verlo en : https://wiki.vtiger.com/index.php/Outlook_Plugin#Installation
Hay que indicar que dentro de VTiger CRM por cada usuario existe el “Clave de acceso” el cual es la “contraseña” que debe ser insertada en el login de este pluging dentro de Microsoft Outlook en vez de la “password” del usuario con la cual se loguea al CRM desde el login web. Este dato de “Clave de acceso” esta disponible en la ficha del usuario dentro de la configuración del VTiger CRM.
En Hostgreen.com somos especialistas en la implantación e integración de este tipo de plugings entre VTiger CRM y distintos clientes de correo.
VTiger CRM en Hostgren