En la gestión diaria de una empresa hay una gran cantidad de cualquier tipo de documentación: contratos, facturas, pedidos, albaranes, catálogos, folletos, diseños, imágenes, fotos, informes, etc de todos sus clientes. Tener toda esta documentación bien organizada no es fácil, es necesaria una inversión de tiempo en estructurarla bien, pero puede ayudar a aumentar la eficiencia interna y a mejorar el servicio a nuestros clientes con lo importante que es esto. Normalmente, estos documentos quedan almacenados en silos de información aislados (carpetas personales de cada PC) y en el mejor de los casos en una carpeta compartida, que es de difícil acceso en la recuperación de la información de forma estructurada. Permitir un fácil acceso para los empleados a estos documentos es clave para mejorar los procesos internos de la empresa, dar una respuesta mas acertada y uniforme a nuestros clientes.
En un ERP como Openbravo 3 contamos con una ficha por cada cliente, tener una visión de 360º de nuestros clientes significa por ejemplo poder facilmente acceder a toda la documentación relacionada con este cliente a partir de esta ficha dentro de este ERP. Lo recomendable dentro de nuestro sistema es poder navegar comodamente a todos los documentos del cliente a partir de una pestaña de gestión de documentos asociados al mismo. Openbravo 3 ERP por suerte cuenta con esta funcionalidad y nos permite llevar esta gestión de una forma eficiente dentro de su propia plataforma, con eso Openbravo asume también esta función de gestión documental de nuestra empresa y cabe plantearse si con ella podemos colmar todas nuestras necesidades al respecto.
En Openbravo 3 ERP, es posible adjuntar ficheros a cualquier tipo de documento o registro del sistema, es decir, no solo a la ficha de clientes sino a cualquier documento ya sea pedido, factura, albaran, etc. Esto es de suma utilidad ya que permite por ejemplo guardar una copia escaneada de un documento original, como por ejemplo una factura de compra o contrato, junto con la versión electrónica del mismo documento en el ERP. Con ello dentro de nuestra empresa se puede establecer el procedimiento de que toda factura debe ser escaneada y subida a la plataforma Openbravo 3 ERP con la firma y sello del documento original (al igual que este procedimiento podemos establecer otros como por ejemplo que todos los pedidos aceptados de nuestros clientes se suban a la plataforma con la firma y sello de los mismos).
El sistema permite adjuntar tantos ficheros a un mismo registro como sea necesario y sin ningún límite. Openbravo 3 ERP es un gestor documental online, es decir, permite acceder de forma inmediata a todos los ficheros adjuntos de un documento o registro a través de un simple navegador de Internet, sin necesidad de acceder al archivo físico de documentación en un disco duro (o carpeta) compartido. Openbravo 3 ERP también gestiona los permisos de acceso de cada usuario a la documentación, limitando el acceso indebido a la misma.
Openbravo ERP 3 también cuenta con un sistema de notas a cualquier tipo de documento o registro del sistema. Las notas pueden ser muy útiles ya que aportan información adicional a los usuarios y pueden ayudar a evitar malos entendidos entre los empleados, como por ejemplo cuando se aplican excepciones para autorizar un descuento especial a un cliente concreto. Se pueden añadir varias notas a un mismo registro y el sistema historifica automáticamente el nombre del autor de la nota así como su fecha de registro.
En Hostgreen.com somos consultores en la implantación de Openbravo 3 ERP.
